25.03.2016
Роз’яснювальна інформація щодо використання відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстрів територіальних громад (Постанова ЦВК від 17 лютого 2016 року № 55)
Що таке орган реєстрації?
Законом України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг" від 10 грудня 2015 року № 888-VIII внесено зміни до ряду законів України щодо повноважень органів місцевого самоврядування. http://www.cvk.gov.ua/pls/acts/ShowCard?id=42003
Так, Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні" доповнено статтею 371 згідно з якою до відання виконавчих органів сільських, селищних, міських рад належить формування та ведення реєстру територіальної громади відповідно до закону.
Статтю 3 Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні" доповнено, зокрема, положенням, що орган реєстрації - виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, сільський голова (у разі якщо відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено), що здійснює реєстрацію, зняття з реєстрації місця проживання особи на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради.
Частиною першою статті 11 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" встановлено, що виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, управління та інші створювані радами виконавчі органи.
Таким чином, орган реєстрації – це виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, тобто відповідний відділ, управління чи інший створюваний радою виконавчий орган. Крім того, сільський голова може бути наділений повноваженнями органу реєстрації якщо відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено. Такий випадок передбачено частиною третьою статті 11 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" у сільських радах, що представляють територіальні громади, які налічують до 500 жителів. У цьому випадку функції виконавчого органу ради (крім розпоряджання земельними та природними ресурсами) здійснює сільський голова одноособово.
Разом з тим, законодавство не зобов'язує органи місцевого самоврядування утворювати в обов'язковому порядку окремий орган реєстрації та не забороняє покладання функцій реєстрації, зняття з реєстрації місця проживання особи на існуючі виконавчі органи рад. У такому випадку органу ведення Реєстру варто отримати завірену копію документа, яким виконання вказаних завдань покладено на відповідний існуючий виконавчий орган ради.
Чи потрібно органу ведення Державного реєстру виборців звертатися до відповідних органів місцевого самоврядування щодо інформування про утворення органів реєстрації?
Обов'язку звертатися щодо отримання інформації про утворення органу реєстрації законодавством не передбачено. Разом з тим, органу ведення Реєстру варто в робочому порядку у співпраці з органами місцевого самоврядування отримати такі відомості, особливо у випадку покладання функцій реєстрації, зняття з реєстрації місця проживання особи на існуючий виконавчий орган ради.
Кому орган ведення Державного реєстру виборців повинен передавати необхідні відомості для створення реєстрів територіальних громад?
Згідно з пунктами 2, 3 Порядку одноразової передачі відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 17 лютого 2016 року № 55, орган ведення Реєстру, повноваження якого поширюються на територію відповідного села, селища, міста, передає відомості Реєстру про громадян України - жителів села, селища, міста, виборчими адресами яких є зареєстроване місце проживання відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", органу реєстрації.
Для отримання відомостей Реєстру орган реєстрації звертається до органу ведення Реєстру із запитом, який оформляється на відповідному бланку за підписом посадової особи, яка очолює орган реєстрації, сільського голови (у разі якщо відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено), що скріплюється печаткою.
Коли повинні надходити до органів ведення Державного реєстру виборців запити органів реєстрації щодо надання відомостей Реєстру?
Строки передачі.
Цілі використання персональних даних виборців, що містяться у базі даних Реєстру визначено статтею 26 Закону України "Про Державний реєстр виборців".
Зміни, внесені до вказаної статті, згідно з якими персональні дані Реєстру можуть бути на підставі закону одноразово використані, зокрема для створення реєстрів територіальних громад, набирають чинності з 4 квітня 2016 року.
Отже, надсилання органом реєстрації запиту про отримання відомостей Реєстру до 4 квітня 2016 року є безпідставним.
Надання відомостей Реєстру на запит органу реєстрації, якщо такий запит надійшов 4 квітня 2016 року або пізніше повинно бути забезпечено протягом 10 днів з дня надходження запиту.
Які дії органу ведення Державного реєстру виборців у випадку надходження запиту органу реєстрації раніше 4 квітня 2016 року?
Інформування відповідного запитувача про відсутність правових підстав для задоволення такого запиту.
Чи можлива передача відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади не органу реєстрації, а уповноваженій особі на здійснення реєстрації та ведення Реєстру територіальної громади?
Згідно з пунктом 2 Порядку одноразової передачі відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 17 лютого 2016 року № 55, орган ведення Реєстру, повноваження якого поширюються на територію відповідного села, селища, міста, передає відомості Реєстру про громадян України - жителів села, селища, міста, виборчими адресами яких є зареєстроване місце проживання відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", органу реєстрації.
Порядок інформування органу реєстрації про передачу відомостей?
Згідно з пунктом 9 Порядку одноразової передачі відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 17 лютого 2016 року № 55, про дату одноразової передачі відомостей Реєстру орган ведення Реєстру повідомляє орган реєстрації факсимільним зв'язком або телефонограмою.
Запит органу реєстрації повинен бути оформлений на бланку та скріплений печаткою тільки органу реєстрації? Чи допускається оформлення запиту із використанням бланку та печатки виконавчого комітету відповідної ради?
Вимоги щодо конкретизації бланку для оформлення органом реєстрації запиту до органу ведення Реєстру та печатки законодавчо невизначені.
Пунктом 3 Порядку одноразової передачі відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 17 лютого 2016 року № 55 встановлено, що запит оформляється на відповідному бланку за підписом посадової особи, яка очолює орган реєстрації, сільського голови (у разі якщо відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено), що скріплюється печаткою.
Що зазначається в полі “реєстраційний номер CD-R/DVD-R диску” акту приймання-передачі електронного носія з відомостями Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади? Чи необхідно в акті підписи скріплювати печатками?
Відповідно до пункту 10 Порядку одноразової передачі відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, органами ведення Реєстру із застосуванням програмних засобів автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців" здійснюється облік переданих електронних носіїв.
У відповідному робочому екрані ПЗ АІТС є реквізит "№ CD-R/DVD-R", який призначений для обліку носія для передачі органу реєстрації, він формується автоматично, але орган ведення може внести номер відповідно до своїх внутрішніх правил/порядків/інструкцій.
Цей номер (реєстраційний/обліковий) друкується в акті та наноситься маркером на самому диску.
Формою акта приймання-передачі електронного носія з відомостями Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади, встановленою постановою Центральної виборчої комісії від 17 лютого 2016 року № 55, скріплення печаткою підписів осіб, які його склали не передбачено.
Чи зможуть органи реєстрації утворені відповідними сільськими, селищними, міськими радами надіслати запит на отримання відомостей Державного реєстру виборців, наприклад, у травні або ж пізніше?
Так. Обмежень у строках звернення органу реєстрації до органу ведення Реєстру законодавством не передбачено. Проте, слід пам'ятати, що надання відомостей Державного реєстру виборців для створення реєстру територіальної громади можливе лише одноразово.
Відповідна функція в ПЗ АІТС (реєстрація запитів на отримання та формування відомостей Реєстру) буде функціонувати безстроково. Відомості Реєстру будуть актуальними на дату їх формування. Формування буде здійснювати орган ведення.
Чи повинна мати при собі якісь документи (посвідчення) посадова особа органу реєстрації, що отримуватиме відомості Державного реєстру виборців?
Так. Під час передачі відомостей Державного реєстру виборців необхідно пересвідчитися у тому, що особа, яка прибула для отримання даних, наділена відповідними повноваженнями.
Якщо сільською, селищною чи міською радою не буде утворено орган реєстрації, а виконання відповідних обов’язків з реєстрації місця проживання покладатиметься на визначену особу, від кого повинен надійти запит про надання відомостей Державного реєстру виборців?
Покладання сільською, селищною, міською радою функцій реєстрації, зняття з реєстрації місця проживання особи на "визначену особу" законодавством не передбачено.
Якщо органом місцевого самоврядування не буде утворено окремий орган реєстрації, то функції з реєстрації, зняття з реєстрації місця проживання особи повинно бути покладено на існуючий виконавчий орган ради.
У такому випадку запит повинен надійти від виконавчого органу ради, на який покладено вказані функції, та бути підписаний керівником цього виконавчого органу.
Як реєструється запит органу реєстрації засобами АІСТ Реєстру?
Будуть розроблені відповідні екрани, що дозволятимуть вести облік запитів на отримання відомостей Реєстру, формувати файли у форматі CSV, друкувати акти передачі. Відповідні зміни в ПЗ АІТС та інструкція користувача будуть оприлюднені незабаром.
Як будуть формуватися відомості Реєстру - по кожному селу, селищу окремо чи в цілому по сільській (селищній) раді?
Відомості будуть формуватися по відповідній раді (органу місцевого самоврядування).
Який приблизно буде розмір одного заархівованого файлу з відомостями Реєстру для створення реєстру територіальної громади?
Максимальний розмір заархівованого файлу з відомостями – 7 Мегабайт (м.Вінниця, міська рада). Одного звичайного CD-R або DVD-R буде достатньо для кожного органу реєстрації, що й зазначено в п.5 Порядку.
Як визначити, скільки необхідно дисків CD-R/DVD-R закупити?
Мінімальна кількість дисків = кількості органів місцевого самоврядування (рад), на які поширюються повноваження органу ведення.
Наприклад, якщо на території району 2 селищні ради, 40 сільських рад та 1 (одна) об’єднана територіальна громада, то мінімальна кількість дисків = 2 + 40 + 1 = 43 штуки.
Кількість файлів у форматі CSV, які необхідно буде сформувати (при умові, що всі звернуться із запитами щодо отримання відомостей) – 43.
Також рекомендуємо мати деякий резерв на випадок відбраковування дисків (неякісний диск, помилки запису, тощо).
Після того, як орган реєстрації отримав диск з відомостями Реєстру, що він має з ним робити? Які мають бути вимоги безпеки для отримання цих відомостей?
Відповідно до п.12 Порядку Орган реєстрації з моменту передачі йому відповідних відомостей Реєстру зобов’язаний забезпечувати їх захист відповідно до вимог законодавства України про захист персональних даних.
Таким чином, Орган реєстрації має забезпечити виконання вимог Законів України "Про захист персональних даних", "Про доступ до публічної інформації" (в частині щодо конфіденційної інформації) та "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".
Оскільки Орган реєстрації отримує відомості про громадян в електронному вигляді, то передбачається організація їх автоматизованої обробки, тобто створення автоматизованої системи (АС-1 або АС-2 по класифікації КСЗІ). Перед тим як завантажувати до цієї системи персональні дані - конфіденційну інформацію має бути в обов’язковому порядку створена комплексна система захисту інформації та пройдена її державна експертиза.
До виконання зазначених вимог використання органом реєстрації отриманих відомостей в електронному вигляді можливе тільки з порушенням чинного законодавства, за що встановлено кримінальну відповідальність (КК Стаття 363. Порушення правил експлуатації електронно-обчислювальних машин (комп'ютерів), автоматизованих систем, комп'ютерних мереж чи мереж електрозв'язку або порядку чи правил захисту інформації, яка в них оброблюється: карається штрафом від п'ятисот до тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або обмеженням волі на строк до трьох років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на той самий строк).

Назад